Université du Québec

Soutenir des communautés de pratique avec Drupal

Contexte

Le siège social de l'Université du Québec est responsable d'importants éléments de l'infrastructure informatique de l'institution universitaire présente dans 54 villes du Québec. À ce titre, le siège social est appelé à soutenir des groupes de travail et des communautés de pratique, tous affiliés au réseau de l'Université du Québec, mais disséminés géographiquement à travers la province. Ceux-ci ont besoin d'outils de communication pour collaborer, échanger des idées et partager des connaissances.

Mission

Après avoir complété un projet pilote de plateforme de travail collaboratif basée sur Drupal, l'Université du Québec (siège social) a fait appel à Whisky Echo Bravo pour la suite du projet, soit la mise au point d'une plateforme similaire, revue et améliorée, cette fois destinée à être déployée (par clonage) pour plusieurs groupes de travail et communautés de pratiques.

Principaux accomplissements

Dans une perspective de viabilité à long terme du système, d'autonomisation de l'équipe du siège social dans l'entretien du système, puis d'incorporation d'importantes améliorations par rapport au projet pilote, nous avons analysé en détail puis révisé en profondeur l'architecture du système. Nous avons soigneusement choisi un ensemble de modules et de thèmes (intégrations graphiques) promis à une meilleure longévité par leur qualité, leur flexibilité et le soutien dont ils jouissent dans la communauté Drupal.

En 2012, nous avons mis à niveau la plateforme, la faisant passer à Drupal 7, tout en prenant soin de ré-évaluer la sélection de modules et thèmes. Nous avons construit sur mesure des outils de migration afin de migrer les données directement de Drupal 5 à Drupal 7, outils grâce auxquels la période d'indisponibilité des sites en transition a été minimisée.

Parmi les fonctions intégrées à cette plateforme, on retrouve diverses fonctions de type wiki (notamment le versionnage, comparaisons et suivi des changements), des groupes (via Organic Groups), des forums de discussion, la gestion de documents multimédia (audio, vidéo, images, textes), la modération des contenus, des contrôles d'accès aux documents, les notifications par courriel, des outils d'aide à la prise de décision, un moteur de recherche par facettes (d'abord Faceted Search dans la version créée en 2008, puis Solr dans celle de 2012), un calendrier d'événements, un bottin, des signets, etc. L'idée est de fournir un large éventail d'outils de collaboration, puis de laisser chaque communauté adapter la plateforme à ses besoins.

En travaillant occasionnellement sur place, nous avons pu transmettre à l'équipe technique du siège social toutes les connaissances nécessaires à la prise en main du système. Plus d'une quinzaine de sites ont vu le jour sur cette base commune, fondée sur un environnement Drupal « multi-sites » conçu pour minimiser le travail d'entretien.

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